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公告本處訂定「屏東林區管理處受理申請舉辦體育活動審查作業須知」

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201809/12
屏東林區管理處受理申請舉辦體育活動審查作業須知(林務局107年09月07日林育字第1071750933號函備查)
一、目的:行政院農業委員會林務局林務局屏東林區管理處(以下簡稱本處)為因應各機關團體申請於轄管地點舉辦體育活動,特訂定本須知以為申請、審核及公開評選之依據。
二、活動性質:具國際性或公益性,且為非營利性質之體育活動。
三、地點及時段:
(一)地點:
1.美瓏山林道、沙溪林道、大漢林道。
2.墾丁國家森林遊樂區、雙流國家森林遊樂區。
(二)時段:06:00am~14:00pm(含活動進場佈置至拆除撤離所需時間)。
四、舉辦頻率及人數限制:
(一)例假日(星期六、星期日):每年提供二場次體育活動(原則以上半年一場次,下半年一場次),並得於活動計畫書內先指定另一例假日作為活動延期(如天候因素)之準備日,若兩日皆因天候因素而取消活動,活動即取消辦理。
(二)平日(星期一至星期五):每月提供一場次供辦理體育活動,並得於活動計畫書內先指定當月份另一平日作為活動延期(如天候因素)之準備日,若兩日皆因天候因素而取消活動,活動即取消辦理。
(三)原則以不影響公務工作執行為優先考量,申辦單位應先行勘酌評估,倘有造成造林、疏伐等公務作業延宕之虞,本處有權否准其申請。
(四)路跑活動參賽人員原則以300人為限。
(五)如有特殊原因,本處保留新增或取消活動之權利。
五、活動申請時程:
(一)申請期限:每半年受理1次為原則,屬翌年上半年之體育活動,於活動前一年度4~6月以書面向本處提出申請,本處於前一年度8月底前公布結果;屬翌年下半年之體育活動,於活動前一年度10~12月以書面向本處提出申請,本處於活動當年2月底前公布結果;申請日期以郵戳為憑。惟本須知實施當年度之活動申請案,不在此限。
(二)申請舉辦活動流程,詳附件1。
六、活動申請文件:
(一)提送文件內容:申請資格審查表(附件2)、申請表(附件3)、活動計畫書(附件4)及切結書(附件5),請詳實填寫。
(二)書面編排格式:以中文,直式橫書編排,A4紙張(必要時得摺疊成A4尺寸)裝訂線在左側,並加編頁碼。依照審查文件順序加編頁碼,裝訂成冊,其中申請資格審查表、申請表及切結書各1份、活動計畫書10份。
(三)活動計畫書:撰寫內容須提供以下資訊,並可依實際執行情形自行補充相關資訊
1.基本資料:主辦單位之簡介、辦理活動實績、辦理活動之資源(人、物力)等。
2.計畫內容:
A.計畫目標
B.計畫內容:活動詳細流程、日期、時段、路線、參加對象及人數…等。
C.安全維護計畫:活動各單位聯絡窗口及聯絡人資訊、警力支援及配置、緊急救護措施及相關人、物力資源、緊急事件處理措施、活動延期及停止之應變措施…等。倘涉及其他機關、單位權責,應檢附該等權責機關、單位同意之證明文件,如無法事前提供者,亦應於核准後30日內補齊相關證明文件,否則將視同放棄活動舉辦權。
D.交通維護管制及人員運輸計畫:活動參與人員之上下山交通運具安排、停車位需求量、現場之交管方式及人力…等。
E.環境清理維護及廢棄物處理計畫(需另檢附維護表,附件6)。
F.保險計畫:活動須投保保險,如公共意外責任險…等。(本處不負活動保險責任)
G.預期效益、媒宣規劃:倘欲設置布條旗幟,應提供縣市政府、公路管理機關核准之相關文號及函文影本。
H.其他相關法令規定事項與本處須了解之安全事項。
七、活動之審核:
(一)初審:由活動地點主管業務課室進行書面審查作業,如檢附資料不足,得逕以電話或傳真通知補件,補件以一次為限;經通知,未於7日內補齊資料,或無法通知者,視同初審未通過。
(二)複審:
1.由活動地點主管業務課室召開評選委員會,依審核評分表(附件7)辦理計畫審核及評選,並由參加評選之機關團體到處辦理20分鐘簡報說明,評選得分至少須為80分以上,方具核准基本條件。
2.評選委員會由學者專家、相關機關或公益團體代表及本處人員組成,由5~7位委員共同審查。
3.經評選後取得舉辦活動權之主辦單位應於本處書面通知後14日內依據委員會意見,修正活動計畫書送本處留存,逾期視同放棄活動舉辦權。
(三)若有超過一個以上單位提出申請時,由評選最優之單位取得舉辦活動之許可。
八、保證金
(一)經評選後取得舉辦活動權之主辦單位應於本處書面通知後14日內,繳納10萬元保證金。
(二)保證金以電匯方式匯至臺灣銀行屏東分行,帳號:『01703709172-9』,戶名:屏東林區管理處301專戶。
(三)活動結束後,如有造成設施毀損、環境髒亂或廢棄物遺留現場等情事,經本處通知後7日內仍不處理者,本處逕為修復或執行之費用,自活動主辦單位之保證金支應,不足部份另行追償外,如涉及違反森林法第43條規定時,並將依法論處。
(四)活動結束或取消後,本處於14日內查無待辦事項,無息退還保證金。
九、其他:本申請須知如有疑義或其他未盡之事宜,本處保留解釋及變更之權利,並請注意本處網站公告,以公告資訊為準。 

附件1
                                                               申請流程 
              郵寄申請文件(上半年活動前1年4~6月)、(下半年活動前1年10~12月)
                                                                     ↓
            通知補件(7日內)   →                  受理申請
                                                                     ↓
                        ↑               ←                書面審查初審            →             退件
                                                                     ↓
                                本處召開評選委員會複審、主辦單位簡報說明
                                                                     ↓
                                                             以書面通知              →             倘涉及其他機關單位權責,申辦單位應補齊相關證明文件(核准通知日起30日內)
                                                         ↙
 申辦單位繳納保證金至本處301專戶(通知日起14日內)
 
附件2
申請資格審查表
機關團體名稱  
 
審查文件 文件是否備齊
一、活動申請表
二、機關團體立案證明文件
三、負責人之身分證影本
四、活動計畫書(註1)
五、辦理其他相關活動之證明文件(註2)
六、切結書 
 
□是    □否
□是    □否
□是    □否
□是    □否
 
□是    □否
 
 
註1:該審查文件為必要資訊,評選委員會將對實質內容進行審查。
註2:該審查文件為非必要資訊,由機關團體自由提送。
 
書面審查結果 審核人員簽章
符合規定 不合規定 承辦 技正 課長
         
不合規定原因:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件3
申請表
本機關團體為配合林務局屏東林區管理處政策,依「屏東林區管理處受理申請舉辦體育活動審查作業須知」相關規定,申請辦理活動
 
活動期間  
活動範圍  
管制範圍  
預定參加人數  
主辦單位  
協辦單位  
聯絡方式 聯絡單位  
聯絡人  
地址  
電話及傳真  
電子郵件  
 
機關團體名稱:                                 (機關團體章)
負責人:                                         (簽章)
統一編號:
地址:
電話:
*須檢附機關團體立案證明文件、負責人之身分證影本
 
中  華  民  國          年          月          日
 
 
 
附件4
活動計畫書
機關團體名稱:                                  (機關團體章)
負責人:                                            (簽章)

活動計畫書大綱
壹、基本資料:主辦單位之簡介、辦理活動實績、辦理活動之資源(人、物力)等
貳、計畫內容
一、計畫目標
二、計畫內容:活動詳細流程、日期、時段、路線、參加對象及人數…等
三、安全維護計畫:活動各單位聯絡窗口及聯絡人資訊、警力支援及配置、緊急救護措施及相關人、物力資源、緊急事件處理措施、活動延期及停止之應變措施…等。倘涉及其他機關、單位權責,應檢附該等權責機關、單位同意之證明文件,如無法事前提供者,亦應於核准後30日內補齊相關證明文件,否則將視同放棄活動舉辦權。
四、交通維護管制及人員運輸計畫:活動參與人員之上下山交通運具安排、停車位需求量、現場之交通方式及人力…等
五、環境清理維護及廢棄物清理計畫:需詳述內容外,需另檢附維護表。
六、保險計畫:例如活動須投保公共意外責任險。
七、預期效益、媒宣規劃:例如申辦單位倘欲設置布條旗幟,應提供縣市政府、公路管理機關核准之相關文號及函文影本。
八、其他本處須了解之安全相關事項 

附件5
切結書
本機關團體依據「屏東林區管理處受理申請舉辦體育活動審查作業須知」申請舉辦____________________________________活動,自應遵照本須知規範及活動計畫書內容執行,確實於活動時間內結束活動,並應安排活動人員之接駁運輸及安全維護。倘有違反上開規定,相關刑事、民事賠償責任應自行負責,且三年內不得再向貴處申請舉辦相關活動。特立此切結書為憑。
此致
行政院農業委員會林務局屏東林區管理處
機關團體名稱:                                  (機關團體章)
負責人:                                          (簽章)
統一編號:
地址:
電話:
中  華  民  國             年             月             日
 
附件6
主辦單位場地使用及環境維護表
活動名稱  
活動日期  
活動地點  
主辦單位及聯絡人電話  
活動場地設施布置情形
□硬體設施__________  活動帳棚________座  舞台面積__________
□流動廁所______座  放置處__________
□公告、海報、旗幟______面  放置處__________
□車輛______輛  車種______  噸位______
□其他
活動中環境維護
□自行清理
□委託民間業者:      
□其他:              
活動場地環境維護:
  1. 聯絡人姓名:
  2. 電話:
  3. 垃圾清理頻率:
  4. 宣導民眾維護整潔之相關措施:
 
 
活動結束後垃圾清運方式
□自行清運
□委託民間業者:      
□委託環保局:        
 
 
活動結束後環境維護
  1. 清理人力:
  2. 預定垃圾清理結束時間:
  3. 場地設施復原時間:
     
 
附件7
審核評分表
評選項目 評選子項 配分
基本資料 主辦單位之簡介、辦理活動實績、辦理活動之資源(人、物力)(15分) 15
計畫內容 計畫目標 (10分) 70
計畫內容 (15分)
安全維護計畫、交通維護管制及人員運輸計畫 (20分)
環境清理維護及廢棄物處理計畫、保險計畫 (10分)
預期效益、媒宣規劃 (15分)
簡報與答詢 (15分) 15
合計 100
 
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